作者： 法蘭西斯科．西里洛

 

誰不曾在工作的截止期限前感到焦慮？

誰不曾想把工作拖延，搞得進度落後？

誰不曾被時間追著跑，被開會追著跑，

眼看時間不夠，不得不放棄原本想做的事？

 

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關於時間的兩個層面

法國詩人波特萊爾（Baudelaire）

在詩作〈時鐘〉（The Clock）寫道：

「莫忘時間乃貪心的玩徒，

回回奪得貨真價實的勝利！」

這就是時間的本質嗎？

或者，只是時間的一個面向？

一般而論，

為什麼大家在時間運用上有這種問題？

這種時間匆匆流逝的焦慮來自何處？

 

談到定義時間，

還有定義時間與人之間的關係，

無論思想家、哲學家

及科學家都不得不承認失敗。

這類叩問必有局限，從不完備，

很少人當真提出什麼真知灼見。

不過，時間似乎具備兩個息息相關的層面：

 

持續流逝。

時間的抽象層面，

帶來衡量時間的習慣（秒、分與小時）、

像空間維度般以軸線代表時間的做法、

事件長度的概念

（時間軸上兩點之間的距離），

以及遲到的概念

（再次是時間軸上兩點之間的距離）。

 

事件接續。

時間的具體層面，

一個個依序上演的事件：

起床→沖澡→吃早餐→讀書

→吃午餐→睡午覺→玩樂→吃飯，

在一天的最後上床睡覺。

小孩先有這個具體概念，

再發展出時間在事情背後流逝的抽象概念。

 

時間流逝造成焦慮

按這兩個層面來說，

造成焦慮的是持續流逝。

這在本質上難以捉摸與定義：

時間流逝，朝未來而去。

如果按時間的流逝衡量自己，

我們會隨分分秒秒愈趨束手無策，

無計可施，垂首落敗，

失去成就事物所須的生命衝力（Élan vital）：

「2 小時過去了，我還沒大功告成；

2 天過去了，我還是沒大功告成。」

我們變得耗弱，做事的意義不再清楚。

事件接續的層面似乎較不導致焦慮，

有時甚至一個接一個，

帶有節奏，帶來平靜。

 

 

番茄工作法的目標

是以簡單工具及方法提升效能

（對你和團隊皆然），功效如下：

 

1. 減少持續流逝的焦慮

2. 藉削減干擾來提升專注程度

3. 提升對個人決定的留意

4. 持續激發幹勁

5. 支撐達成目標的決心

6. 在質與量兩方面增加評估能力

7. 改進工作方式或讀書方式

8. 促進努力克服難題的決心

 

簡單有效的經典理論

番茄工作法是基於三個要點：

1.以不同方式看待時間。

不再抱持著持續流逝的概念，

從而降低焦慮與提升效能。

 

2.善用頭腦。

我們能夠學得更好，

思慮清楚，全神貫注。

 

3.簡單易用。

這套方法簡單不複雜，

但有助持續專心致志達成目標。

相較之下，許多時間管理工具的缺點

在於疊床架屋，反把工作變得更複雜。

 

番茄工作法的發想來自下列概念：

「時間箱」（time boxing）、

英國心理學家博贊（Tony Buzan）等人

提出的心智工具，

以及德國哲學家伽達默爾

（Hans-Georg Gadamer）的動態原理。

談到組織目標與事項，

相關概念詳見美國作家吉布（Tom Gilb）的書。

 

番茄工作法包含五個步驟：

圖表1　番茄工作法的步驟

 

高效訣竅

這個基本流程為時一天，但也能更短，改為在一天裡多次進行。

 

實行番茄工作法

所須的東西如下：

1. 番茄定時器（圖表2）。

2. 每天早上填寫一張今日工作表：

● 在表頭寫上姓名、日期與地點。

● 依優先順序列出今天要做的事項。

● 「臨時急迫事項」的欄位，

在臨時想到其他事項時記下來，

本日計畫可依此調整。

3. 事項盤點表：

● 在表頭寫上姓名。

● 逐一記下事項，

在一天末尾把完成的事項劃掉。

4. 紀錄表。

用來記下原始數據，以便化為資訊和圖表。

依目標不同，這張表可有不同欄位，

通常包括日期、描述，及所用的番茄鐘數目，

至少每天更新一次，

大多在一天末尾進行。

 

在本書所舉的簡單例子中，

「記錄」、「加工」和「視覺化」

等步驟直接在紀錄表上完成。

 

圖表2　番茄定時器

 

下面章節會提出番茄工作法的創新用法，

別開生面，能一一加以實驗。

本質上，番茄工作法可以循序漸進升級，

所以各目標該依章節順序達成。

 

 

本文摘自《間歇高效率的番茄工作法》

作者： 法蘭西斯科．西里洛  / 譯者： 林力敏 / 出版社：采實文化

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(首圖來源：shutterstock)