(圖/shutterstock)

 

主管也要學說話，員工才聽得懂

近年來，「說話的藝術」漸漸成為了顯學，

許多員工被要求不能只是會做事，

也要學會溝通、察言觀色、表達技巧，

而市面上關於「說話技巧」，讓你提升競爭力等 blah blah blah

的書籍更是有如雨後春筍般地冒出。

但是你知道嗎？

員工的說話技巧固然重要，

但其實主管的說話技巧才更是必備！

主管要是說話技巧很差，員工很難聽懂，

那麼可能整個團隊都難以運作得好了。

至於主管究竟該具備什麼樣的說話技巧？

並且好的主管又應該擁有什麼樣的條件呢？

 

一起來看看吧...

 

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好的管理者首先必備的 2 樣東西

1. 親自去現場，才能看見問題關鍵

日本豐田汽車有個所謂的「三現主義」──現場、現物、現實，

意思就是「實際到現場、透過現物、觀察現實狀況」。

這樣做的原因，

一方面是因為許多管理人員經常閉門造車，

做出與實際作業習慣大相逕庭的決策，

這麼一來非但無法改善流程，

反而增加第一線員工的困擾。

另一方面則是因為唯有打入員工的團體，

才能正確了解他們的需要。

好的管理人員，必須正確了解並熟悉自己手下的員工，

尤其是第一線的工作人員，

如此才能看見問題的關鍵。

 

2. 管理者必須具備這些技能...

所謂主管，其實又可再細分為基層、中階和高階主管，

三者著重必備的技能也有所不同，

下面一張圖告訴你，

到底什麼樣的主管該具備什麼樣的技能。

(資料來源：優渥誌-好主管必學24招說話的藝術)

 

主管必學的 5 個「說話」大哉問

1. 確定員工有沒有「聽懂」你的意思

一個好的主管在給予員工意見的時候，

最好能先讓員工清出腦袋的空間，

等他把自己的煩惱吐完，

你這時再適時切入，

並且可以用員工有興趣的比喻來傳達意思，

這個比喻可以從對方的生活經驗與興趣出發，

去喚起他們的注意力與興趣。

這麼一來，他們便願意虛心受教，

也較能夠理解你想說的意思，

而不是自己講得口沬橫飛，

對方卻聽得霧煞煞，抓不到重點。

 

(圖片來源)

 

2. 想罵員工的時候，「這樣」罵才能激勵他

首先，別以自己的思考為標準！

每個人的個性、特質、專長都不同，

若拿自己，或是其他同事來跟那個員工比，

想必他一定很難接受，

畢竟不是每個人都會犯錯，但也都不願意犯錯啊！

所以這時候責備不妨用肯定句，

讓員工只跟自己比，

例如可以在責備完之後加上一句：

「你以前都做得到的啊！

你不是很了解我的想法嗎？

這次怎麼還會這麼做呢？」

這麼一來，他便能體會到，

自己挨罵不是被否定，

而是因為主管對他期待很高，

這時他反而會被激將，下定決心更加努力。

 

3. 遇到自尊心很強、婉轉勸說又聽不懂的員工，

就用「引導式提問法」解決

什麼是「引導式提問法」呢？

下面用一張圖說清楚講明白！

(資料來源：優渥誌-好主管必學24招說話的藝術)

 

4. 少說點話，訓練員工自主思考，

別老是依賴主管的決定

關於這個部分，主管反而應該「少說點話」。

要改掉員工凡是問主管的習慣的最佳方法，

就是擬定一個明確的工作規範，

或是一開始就直接替他們安排實務受訓課程。

這個工作規範要「先求有，再求好」，

先建立起規範，

在實行的過程中再逐步改善。

有了工作規範之後，

許多主管的處理經驗和智慧，

便能在規範中寫得清楚明白。

員工在工作上遇到的任何疑難雜症，

都可以先靠自己尋找答案。

有了規範，就有了依歸，

就能使員工養成自主思考的習慣，

而不再事事老是依賴主管指揮，

不僅工作更有效率，

處理工作時也較不會有模稜兩可的情形。

 

(圖片來源)

 

5. 怎麼放手讓員工做事我才能放心？

有一種主管在帶領自己的團隊時，

只要員工做完報告後有一個小地方不合乎他意，

他就會發脾氣責罵員工，

所以他的手下們便漸漸養成了一個

什麼事情都給他看過的習慣。

如此一來，出錯機率小了，員工也不易挨罵，

但工作卻變得只有老闆在才有效率。

其實，若能放手不管工作現場的決策，

員工才會認為自己受到主管的信任，

進而全力發揮自己的潛能。

 

以下是主管交辦事項可以遵循的方法，

學會之後，就可以放心地把任務下放給部屬們了！

(資料來源：優渥誌-好主管必學24招說話的藝術)

 

好的主管最好只管「大事」、「小事」，

而「中事」就放心交給手下。

所謂的管大事，就是要將部門的目標清楚傳達給部屬，

然後執行策略、組織規劃與人員分工，

主管也應觀察大方向是否有偏離的情況。

而小事，就是隨時確認他們有沒有抓到關鍵細節。

那麼中事呢？

屬於業的常識及制度，

部屬們只要大致學會這些行事規則，

部門就能維持基本運作了，

這方面主管便不宜過度干涉。

 

做主管的該懂，做員工的也該懂

做主管的，必須懂得有效管理自己的團隊

如果你是一位主管，

把握這些原則，學會換個方式說話、激勵員工，

並實際運用在職場上，

就能使部屬感受到自己被信任，

而死心塌地的為你賣命，

進而提升你的團隊的產出和競爭力，

真的很受用無窮呢！

 

做員工的，必須懂得分辨你的主管是什麼樣的人

至於做員工的，

可以藉由上面這些原則，

判斷、分辨你的主管是不是一個會說話、有能力的好主管，

以及他是什麼樣風格的主管，

並且可以從主管的說話方式中聽出弦外之音，

使你的表現更令主管滿意、信任。

況且有一天你也可能變成主管啊！

所以一旦學會了，

過去、現在、未來都很受用啊是不是！

真的是與我們職場生涯息息相關的必備常識啊！

 

 

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